Zorg voor een nauwkeurige rittenregistratie

Als u als ZZP’er, freelancer of zelfstandig ondernemer een auto van de zaak heeft en u wilt de bijtelling privégebruik vermijden, dan moet u kunnen aantonen dat uw auto voor niet meer dan 500 kilometer per jaar voor privédoeleinden wordt gebruikt. Elke gereden kilometer moet u registeren en verantwoorden. Met een correcte rittenregistratie kunt u dit aantonen en bewijzen.

Of uw geregistreerde rittenadministratie klopt kan onder andere worden gecontroleerd aan de hand van elektronische routeplanners, kantooragenda’s, orderbriefjes of garagenota’s. Het is raadzaam om deze informatie en uw rittenregistratie samen te bewaren omdat de Belastingdienst hierom kan vragen.

Wettelijke eisen rittenregistratie

De rittenregistratie moet het volgende vermelden:

Het merk van de auto.
Het type van de auto.
Het kenteken van de auto.
De periode waarin de auto ter beschikking stond.

Voor elke rit moet u het volgende vermelden:

De datum.
De begin- en eindstand van de kilometerteller.
Het adres van vertrek en het aankomstadres. Als u vanaf uw werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, schrijft u de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis.
De route die u heeft gereden, als u niet de meest gebruikelijke route heeft genomen.
Of het een privérit is of een zakelijke rit.

Geautomatiseerde rittenregistratie

U kunt ook gebruik maken van Blackbox systemen voor een goede rittenregistratie. Dit is een geautomatiseerd registratiesysteem die uw rittenregistratie ondersteunen.

De Blackbox systemen leggen nauwkeurig de verreden kilometers van uw auto vast. Vaak is in de schriftelijke rapportage die op deze vastleggingen is gebaseerd elke afzonderlijke rit terug te vinden. De Blackbox kan in dit opzicht een bijdrage leveren aan het inperken van de administratieve inspanningen omdat automatisch een veelheid van ritgegevens wordt vastgelegd.

Of het om een zakelijke of privé rit gaat geeft de bestuurder zelf aan. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenadministratie zal daarom een relatie tussen de rapportage en andere bescheiden (agenda’s en dergelijke) nodig blijven.

Het samenstel van rapportage en onderliggende bescheiden vormt de controleerbare rittenregistratie die als bewijs van het feitelijke gebruik dient voor de Belastingdienst.

Tools voor rittenregistratie

Uw rittenregistratie kunt u op diverse manieren bijhouden. Het registreren van de kilometers op papier is een mogelijkheid, alleen wel een omslachtige. Ook zijn er de online rittenregistratiesystemen die u kunnen helpen bij uw kilometeradministratie. Maar natuurlijk ook in Excel kunt u uw kilometerverantwoording bijhouden.

Zelf uw rittenadministratie bijhouden

Digitaal uw rittenadministratie in bijvoorbeeld Excel bijhouden verdient de voorkeur boven het handmatig bijhouden van de kilometers op papier. Met Excel kunt u eenvoudig totalen, gemiddelden en verhoudingen berekenen.

Vindt u het lastig om uw kilometerverantwoording goed bij te houden en wilt u een klein steuntje in de rug dan heeft ZZPnodig.nl voor u een voorbeeld rittenregistratie online staan waarin u wekelijks uw gereden kilometers kunt bijhouden.

Neem de kilometerregistratie serieus, de belastingdienst controleert scherp of de opgegeven kilometers kloppen aan de hand van uw agenda afspraken. Al veel boetes zijn uitgedeeld aan ZZP’ers, freelancers en zelfstandige ondernemers die de kilometerregistratie niet kloppend hadden.

Aanvullende ZZP informatie over rittenadministratie

Deze rittenregistratie is speciaal voor ZZP’ers die privé en zakelijk rijden in een auto van de zaak. De rittenregistratie is gemaakt in Excel.

› Download formulier voor rittenregistratie

Gerelateerd aan administratie

› Administratie
› Administratie en boekhouding bijhouden
› Administratieve zaken
› Administratiepakketten
› Rittenregistratie
› Urenadministratie en urenregistratie
› Uurtarief bepalen
› Uurtarief vergelijken met inkomen loondienst
› Uurtarief of prijs op basis van nacalculatie
› Vaste prijs of projectprijs
› Voorbeeld formulier voor rittenregistratie
› Voorbeeld formulier voor urenverantwoording

Administratie voor (startende) ondernemers

Wilt u een eigen bedrijf starten, of hebt u al een bedrijf en wilt u uw eigen administratie opzetten? Met dit boek kunt u stap voor stap aan de slag met uw boekhouding.

Het ZZP boek Administratie voor (startende) ondernemers is inclusief een gratis demo CD met een volledige demoversie van Snelstart.

Met behulp van dit boek bent u in staat om een geschikt boekhoudpakket te kiezen en uw administratie op te zetten en bij te houden. De informatie in dit boek is gericht op de praktijk.

› Verkrijgbaar in de ZZP shop

Prijzen & Tarievengids

Ruim honderdvijftig uurtarieven van verschillende beroepsgroepen op een rij.

De Prijzen & Tarievengids helpt de ZZP’er, zelfstandig ondernemer, freelancer en opdrachtgever bij het bepalen van de prijs.

Vraagt u wel genoeg voor uw diensten, is uw tarief te hoog, of erger nog: te laag? De nieuwe Prijzen & Tarievengids speelt in op het dilemma van elke ondernemer.

› Verkrijgbaar in de ZZP shop

ZZP tips en tricks nieuwsbrief

Blijf als ZZP’er of freelancer op de hoogte over administratie en boekhouding bijhouden voor zelfstandigen en meld u aan voor de ZZP tips en tricks nieuwsbrief.

ZZP app voor Android

Blijf altijd en overal op de hoogte van het laatste nieuws voor ZZP’ers en zelfstandigen. Download de ZZP app uit de Android Market. Scan met uw mobiele telefoon de QR-code om de ZZP app rechtstreeks te downloaden. Het gebruik van de ZZP is volledig gratis.

De applicatie is ontwikkeld door Boolean Software. Vraag vrijblijvend informatie aan over de mogelijkheden van het ontwikkelen van een Android applicatie voor uw onderneming.